Jak planować pracę za pomocą funkcji „odłóż”?

Masz klientów, którzy mówią Ci „proszę zadzwonić w przyszłym tygodniu”?
Współpracujesz z dostawcą, któremu jak się nie przypomnisz parę razy, to zwleka z terminami?
A może masz jakiś pomysł, ale teraz nie możesz się nim zająć?
Dzisiaj o przydatnej funkcji ODŁÓŻ.

Funkcja odłóż przydaje się, kiedy prowadzisz sprawę, a w danym momencie nie możesz nic z nią zrobić. Na przykład dalszy bieg sprawy zależy od innych osób LUB teraz nie masz czasu się nią zająć bo są ważniejsze rzeczy albo potrzebujesz więcej czasu do namysłu.

W takich sytuacjach pojawiają się pewne trudności:

  1. Potrzebujesz pamiętać, aby po odpowiednim czasie wrócić do sprawy
  2. Do tego czasu chcesz koncentrować się na innych sprawach, z którymi możesz coś zrobić

W jakich sytuacjach z pracy funkcja odłóż ma zastosowanie?

  1. Wpłynął formularz z zapytaniem od klienta. Nie jest to na tyle pilne, aby rzucić wszystko. W dodatku masz zaplanowane coś innego do zrobienia. Dlatego odkładasz sprawę na inną godzinę.
  2. Klient zadzwonił, aby przygotować dla niego ofertę. Do tego potrzebujesz poradzić się osoby z działu z technicznego, która będzie miała czas dopiero następnego dnia. Dlatego odkładasz sprawę na kolejny dzień.
  3. Zleciłeś wykonanie nowej strony internetowej. Zależy Ci na terminie, a Twój wykonawca ma sporo zleceń i tendencję do opóźnień. Dlatego warto pilnować tematu i przypominać się. Jest spora szansa, że Twoja sprawa zostanie zakończona szybciej. Piszesz e-maila i odkładasz sprawę na 2 dni. Jeśli to tego czasu znowu nie będzie odzewu, pomyślisz nad dalszymi krokami. Ważne jest to, że sprawa Ci nie umknie.
  4. Nadzorujesz długoterminowy projekt i raz w tygodniu chcesz sprawdzić, na jakim etapie są poszczególne zadania. Sprawdzasz zatem co się dzieje, a jeśli wszystko idzie po Twojej myśli, odkładasz sprawę na tydzień.
  5. W rozmowie telefonicznej Twój klient przekazał, że obecnie przeprowadza się do nowej siedziby i nie ma głowy do innych spraw. Prosi o kontakt za miesiąc. Odkładasz zatem sprawę na miesiąc.
  6. Masz jakiś pomysł na ulepszenie naszej pracy. Obecnie jednak masz sporo spraw bieżących i pewnie będziesz w stanie wrócić do sprawy za kilka miesięcy. Na przykład w wakacje, gdzie jest trochę mniejszy ruch w interesie. Odkładasz zatem sprawę na kilka miesięcy do przodu.

Odłożone sprawy znikają z Twojego pulpitu spraw bieżących. Uwalniają Twoją uwagę i możesz koncentrować się na sprawach, na które masz teraz wpływ.

W każdej chwili masz dostęp do spraw odłożonych – możesz na przykład włączyć wykaz 5 spraw z najbliższym terminem odłożenia. Możesz także przeglądać wszystkie odłożone sprawy.

Kiedy nadejdzie data i godzina odłożenia, sprawa pojawia się na pulpicie i wiesz, że przyszedł czas, aby się nią zająć.

Dodatkowo, kiedy w odłożonych sprawach pojawi się nowy e-mail od klienta lub ktoś z zespołu dopisze notatkę – sprawa pojawia się na pulpicie spraw bieżących. Możesz wtedy sprawdzić, co nowego w tej sprawie i albo się nią zająć, albo ponownie odłożyć.

Dzięki funkcji ODŁÓŻ na pulpicie są tylko sprawy, którymi w danym momencie możesz się zająć. System za Ciebie pamięta, kiedy przypomnieć o sprawach odłożonych. Dzięki temu możesz ze spokojną głową koncentrować się na innych rzeczach.