Jak poradzić sobie z zarządzaniem zadaniami?

W dzisiejszym świecie biznesowym jesteśmy często bombardowani wielością zadań, presją czasu, musimy podjąć decyzję, co i kiedy robić. Istotną umiejętnością jest zarządzanie zadaniami – zarówno w czasie, jak i według ich pilności.

Priorytety w zadaniach

Zarządzanie zadaniami – „wyczyść” przestrzeń

W zakresie planowania pracy bardzo pomaga idea czystego biurka, pulpitu czy widoku. Pozwala ona koncentrować na jednym zadaniu na raz. Generalnie chodzi o to, aby możliwie wyczyścić przestrzeń, w której zarządzasz swoimi zadaniami – czy to fizyczną, czy wirtualną.

Porządkujące pytania

Prześledźmy to na przykładzie systemu do zarządzania pocztą elektroniczną czy zadaniami.

Jeśli masz jakieś bieżące zadanie, pomocne będzie, gdy zadasz sobie trzy kolejne pytania, dotyczące tego zadania.

  • Czy teraz mam coś do zrobienia z tym zadaniem?

Jeśli TAK – wykonujesz zadanie.

  • Czy nadal mam coś do zrobienia z tym zadaniem?

Jeśli NIE – decydujesz, co dalej, odpowiadając na pytanie:

  • Czy później mam coś do zrobienia z tym zadaniem? (np. później odpisać do klienta, zająć się jakimś projektem za dłuższy czas)

Jeśli TAK – odkładasz zadanie na później, by teraz zniknęło z Twojego widoku i nie rozpraszało uwagi.

Jeśli NIE – może oznaczać, że zadanie albo powinno być przekazane do innej osoby, albo zamknięte.

W każdym z tych przypadków zadanie znika z Twojego widoku.

Powinno pojawić się ponownie, kiedy je odłożysz – w wyznaczonej konkretnej dacie i godzinie lub gdy zostanie Ci ponownie przekazane od innej osoby. Wówczas możesz od początku ponowić zadawanie pytań.

Metoda ta pozwala skoncentrować się na jednym zadaniu, ponieważ widok nie jest zapełniony różnymi sprawami, tylko tym, co nas w danym momencie dotyczy.

Jeśli w naszej codziennej pracy będziemy myśleć o zadaniach pod kątem czynności, jak “zajmij się”, “odłóż”, “przekaż”, czy wreszcie “zamknij”, ułatwi to planowanie bieżącej pracy i lepsze wykorzystanie czasu.

Zarządzanie zadaniami – wyznacz priorytety

Jeśli masz tych zadań więcej, warto również przemyśleć, czym się kierować przy wyborze kolejności zadań, jak ustawiać priorytety.

Od czego zacząć – to odwieczny dylemat, który potęguje się zwłaszcza dzisiaj. Presja czasu jest olbrzymia, musimy wszystkie rzeczy robić szybciej – oczekują od nas tego klienci, przełożeni, wszyscy interesariusze.

Przy określaniu priorytetów zadań jest oczywiście szereg narzędzi.

Jest matryca Eisenhowera, analiza ABC, reguła Pareto. Ludzie zazwyczaj wybierają narzędzia, które najlepiej pasują do ich temperamentu, czy do ich charakteru pracy.

Wizualizacja priorytetów

Warto przyjrzeć się bliżej matrycy Eisenhowera, bo jest to narzędzie układające ważność zadań w kontekście ich pilności.

Jak sobie ułożymy taki kwadracik, gdzie na jednej osi będziemy mieli zadania – ważne i mniej ważne, na drugiej osi czas – pilne i mniej pilne, wyjdą nam cztery kategorie – zadania ważne i pilne, nieważne i niepilne, a na drugim biegunie nieważne pilne oraz pilne i mniej ważne.

Jakie zadania są naprawdę najważniejsze?

Działamy w ten sposób, że czas ma na nas bardzo wielką presję. Mamy tendencje do tego, aby wykonywać zadania pilne, a okazuje się, że nic bardziej mylnego, bo najważniejsze są zadania oczywiście ważne.

Jednak, gdy będziemy planować działania w sposób bardziej świadomy, dojdziemy do wniosku, że zadania ważne nie będą nigdy pilne, bo zadania ważne warto zaplanować.

Jedynymi zadaniami ważnymi, które się pojawiają w naszej pracy, są zadania typu pożar. Coś się stało, wypadek, jak mówią Anglosasi „emergency” – coś nagłego i na to nie mamy wpływu.

Natomiast pozostałe zadania możemy sobie rzeczywiście ułożyć w czasie. Gdy to zrobimy i dojdziemy do wniosku, że to jest zadanie o najwyższym priorytecie, to mniejszym i mniejszym i tak dalej, to wtedy warto zacząć od zadania najważniejszego. Od początku do końca, z uwzględnieniem idei czystej przestrzeni, by zarazem koncentrować się i doprowadzić zadanie do końca.

Gdy kończymy z jednym, bierzemy się za następne ważne zadanie na liście. Jeśli tych zadań jest dużo i jest ich najwięcej w kategorii pilnych i drobnych, to warto sobie od czasu do czasu poprawić samopoczucie i zrobić od strzału kilka zadań mało ważnych, ale pilnych – one wtedy szybko schodzą z naszej listy zadań, tracimy na nie relatywnie mało czasu i skracamy swoją listę. Niech nam jednak z oczu nie znikną te zadania najważniejsze.

O powyższych zagadnieniach rozmawiają Konrad Bajger – właściciel Bajger Consulting oraz Mirosław Kryska – właściciel ProFlow.pl