Skuteczne delegowanie zadań, czyli o odpowiedzialności i osobowości pracowników

Delegowanie zadań jest koniecznością, aby nie wykonywać wszystkiego samodzielnie i efektywniej wykorzystywać czas. Jak delegować skutecznie, by nie martwić się o efekt pracy podwładnych?

Co tak naprawdę delegujemy?

Pierwszym ważnym aspektem jest zdefiniowanie zakresu delegowanego zadania. Czy to tylko techniczna część pracy, czy może większa odpowiedzialność za efekt? Czy można delegować zadania razem z odpowiedzialnością za nie, czy może odpowiedzialność zostaje przy menedżerze?

By zapanować nad efektem finalnym, menedżer powinien odpowiedzieć sobie na pytania:

  • jakiego konkretnego efektu pracy oczekuję od moich podwładnych
  • za co biorą a za co powinni wziąć odpowiedzialność

Wraz z obowiązkami, menedżer deleguje władzę, którą chciałby sobie pozostawić. Natomiast nie przekazuje odpowiedzialności, wynikającej z zajmowanego stanowiska. Przekazywana odpowiedzialność to tylko wewnętrzna umowa między menedżerem a przełożonym.

Skoro odpowiedzialność zostaje przy menedżerze, pojawia się pokusa interwencji w zadaniach, które zaczynają iść nie tak. Jak temu zapobiec?

Co pomaga w delegowaniu zadań wraz z odpowiedzialnością?

  • Delegowane zadania muszą mieć cele, a pracownicy muszą je rozumieć i wiedzieć, jaki jest ich udział, co mają swoją pracą osiągnąć. Cele powinny być konkretne, ułożone w czasie i precyzyjnie przekazane.
  • Konsekwentne zainteresowanie i wparcie przy realizacji zadań:Okresowa kontrola zadań
  • Informacje zwrotne do wykonanych prac – pochwały i krytyka
  • Wsparcie wiedzą

Delegowanie zadań a zasoby pracownicze

Poziom kontroli zależy od poziomu samodzielności pracownika, czy jego stopnia wdrożenia w obowiązki. Możemy wyróżnić cztery typy pracowników, ze względu na ich motywację i wiedzę:

  • Potrafi – wykona
  • Nie potrafi – wykona
  • Potrafi – nie wykona
  • Nie potrafi – nie wykona

Pierwszy typ pracownika, nie boi się wzięcia odpowiedzialności za wykonanie zadania. Dobrze współpracuje z zespołem, wykorzystuje rady, które mu się udzieli.

W drugim przypadku, musimy odpowiednio przeszkolić pracownika, aby był w stanie sprostać zadaniu. Taki pracownik zazwyczaj potrzebuje zachęty.

Potrafi – nie wykona to osoba, która ma problemy z pracą w zespole. Niechętnie akceptuje opinie innych ludzi, nie wykazuje chęci do nauki ani poszerzania wiedzy.

Nie potrafi – nie wykona, to pracownik, który nie posiada potrzebnych kwalifikacji, a jednocześnie nie jest zmotywowany do nauki.

Jeżeli jesteśmy w stanie określić, jakimi pracownikami dysponujemy, bez problemu uda nam się wydelegować zadanie do pracownika, który temu zadaniu sprosta.

Delegowanie zadań a analiza osobowości

Przy delegowaniu zadań, możemy również kierować się analizą osobowości pracowników. Wręcz idealnym narzędziem dla pracodawcy będzie model osobowości DISC, opracowany przez Waltera Clarka, na podstawie badań Carla Junga.

Podzielimy zatem osobowość pracowników na kolory, odnosząc się zarówno do nastawienia na relacje z otoczeniem, jak i na zadanie czy problem. Najlepiej zobrazuje nam to układ współrzędnych.

Zanim przeanalizujemy swoich pracowników, musimy pamiętać, iż „jednokolorowi” stanowią tylko 5% populacji. Zdecydowaną większość bo aż 87 % stanowią osoby, których cechy osobowości są mieszaniną trzech kolorów.

Jakie typy osobowości możemy wyróżnić?

Czerwoni są ambitni, stanowczy, cenią sobie własny czas, chętnie rywalizują. W relacjach z innymi to osoby dominujące, dokładne i zarazem twarde. Czerwoni w firmach zazwyczaj pełnią role kierownicze ponieważ mają dryg do „liderowania”. Taki lider, nie przejmie się wymówkami swojego podwładnego, oczekuje konkretów i osiągnięcia efektów na tu i teraz.

Żółci to spontaniczne i kreatywne osoby, pełne entuzjazmu. Łatwi w kontaktach i bardzo bezpośredni. Niestety ich osobowość odbija się na efekty ich pracy. Znacznie bardziej przykładają się do kontaktów międzyludzkich, niż do powierzonych im zadań. Mając takiego pracownika, musimy brać pod uwagę jego nastrój. Gdy jest niczym niezakłócony, jego kreatywność bardzo wzrasta, co ma wpływ również na atmosferę w pracy.

Kolor zielony, to pracownicy spokojni, zrównoważeni i przyjacielscy. Liczą się ze zdaniem współpracowników. Są niesamodzielni i unikają głębszego zaangażowania. Boją się przedstawiać własne zdanie, nawet w momencie kiedy wiedzą, że mają rację. Zdecydowanie wolą wypełniać polecenia, co powoduje, iż nie muszą brać na siebie żadnej odpowiedzialności.

No i niebiescy. Jeżeli cenisz sobie logikę, dociekliwość, dbałość o szczegóły – to właśnie ten pracownik jest dla Ciebie idealny. Ich słowa są wyważone, przemyślane. Nastawieni są na zadania, są do nich perfekcyjnie przygotowani. W firmach traktowani są jako eksperci. Jeżeli chcesz oddelegować im zadanie, możesz być pewien, że zapytają Cię o masę szczegółów, o których nawet sam nie pomyślałeś. Sami od siebie oczekują bardzo wiele i perfekcyjnie „rozgryzają” zadania, tego samego oczekują również od Ciebie. Nie interesują ich Twoje wizje czy prywatne opinie, chcą realnych faktów i jak największej ilości szczegółów.

Jeżeli nie wiesz, jakie typy pracowników posiadasz, najlepiej usiądź i słuchaj. Gdy będziesz w stanie ich rozpoznać – deleguj zadania!