Pełna kontrola nad każdą sprawą

Zarządzanie zgłoszeniami

Nadawaj stany i priorytety, zmieniaj odpowiedzialnego, obserwuj, odkładaj na później. I wiele innych.

Znasz to?

Ktoś miał się tym zająć, ale nie wiadomo kto.
Mail przeleżał w skrzynce, bo wszyscy myśleli, że to nie ich.
Nie wiadomo, na jakim etapie jest temat — ani czy w ogóle się dzieje.
Brakuje przypomnień, terminów, historii i odpowiedzialnych osób.

Gdy nie ma kontroli nad zgłoszeniami, firma działa reaktywnie i tylko „ogarnia” sprawy. Zarządzanie zgłoszeniami w ProFlow przywraca porządek i realną kontrolę.

Jak to działa w ProFlow?

Każde zgłoszenie w ProFlow to coś więcej niż e-mail. To kompletna sprawa z pełnym kontekstem.
Zobacz funkcjonalności:

01.

Numer zgłoszenia

Każde zgłoszenie ma nadany numer w systemie.

Dzięki temu łatwo i jednoznacznie identyfikujesz sprawę np. w przypadku telefonu od klienta.

02.

Stan zgłoszenia

Każde zgłoszenie ma określony stan jak np. otwarte, odłożone, zamknięte.

Dzięki temu szybko rozpoznajesz zgłoszenia wymagające uwagi.

03.

Odpowiedzialny

Odpowiedzialny to użytkownik mający zająć się danym zgłoszeniem.

Zmiana odpowiedzialnego pozwala na szybkie przekazywanie zgłoszenia w zespole.

04.

Działy zgłoszeń

Miejsca w systemie przeznaczone dla zgłoszeń określonego typu lub na określonym etapie realizacji.

Do działów są przypisani członkowie zespołu o odpowiednich kwalifikacjach.

05.

Priorytet zgłoszenia

Priorytety porządkują pracę naszą i innych.

Zgłoszenie z nadanym priorytetem to jasny komunikat, jak pilna jest sprawa.

06.

Funkcja Odłóż

Nie masz obecnie prac w zgłoszeniu, ale chcesz do niego wrócić za jakiś czas?

Możesz odłożyć zgłoszenie do ustalonej daty i godziny, a wówczas ponownie pojawi się na liście zgłoszeń.

07.

Obserwowanie zgłoszenia

Zgłoszenie, które chcesz śledzić, może być dostępne w widoku zgłoszeń obserwowanych. Masz też szybki wgląd, czy w danym zgłoszeniu pojawiła się nowa wiadomość.

08.

Dzielenie zgłoszenia

Jeśli w zgłoszeniu pojawi się mail, który nie pasuje do tematu zgłoszenia, możemy wydzielić drugie zgłoszenie i w nim prowadzić dalszą korespondencję.

09.

Scalanie zgłoszeń

Gdy klient zamiast odpowiedzieć w korespondencji, wysyła nowego maila, w systemie tworzy się nowe zgłoszenie. Można połączyć te zgłoszenia w jedno za pomocą funkcji Scal.

10.

Łączenie zgłoszeń

Jest przydatne, gdy obsługujemy osobne zgłoszenia, lecz powiązane ze sobą. Możemy jednym kliknięciem przełączać się między jednym zgłoszeniem a drugim.

11.

Notatki w zgłoszeniu

W zgłoszeniu można dodawać notatki np. gdy chcesz odnotować informacje po rozmowie telefonicznej lub gdy przekazujesz informacje innemu członkowi zespołu.

12.

Szablony wiadomości

Funkcja bardzo przydatna, gdy zdarza Ci się często wysyłać wiadomości o takiej samej lub podobnej treści np. ogólną ofertę do klienta.

13.

Szkice wiadomości

Twórz wersje robocze wiadomości i notatek. Wracaj do pracy nad zgłoszeniem w dogodnym momencie.

14.

Zadania w zgłoszeniu

Oznaczaj ważne wiadomości w zgłoszeniu, jeśli są z nimi związane jakieś działania.

W przypadku dłuższej korespondencji, łatwo odnajdziesz wiadomość, do której potrzebujesz wrócić.

15.

Historia zgłoszenia

To szczegółowy dziennik zmian w zgłoszeniu.

W historii można szybko sprawdzić działania wykonywane w danym zgłoszeniu.

16.

Wyszukiwarka zgłoszeń

Szybko wyszukuj zgłoszenia np. po dowolnym ciągu znaków lub według parametrów zgłoszeń jak stan, właściciel, dział, data.

17.

Szablony wyszukiwania

Często wyszukujesz zgłoszenia w podobny sposób?

Możesz zapisać sposoby szukania
w postaci tzw. szablonów i wywoływać je, by przyśpieszyć wyszukiwanie.

18.

Działania zbiorcze

Po wyszukaniu zgłoszeń, możesz wykonać na nich szereg wspólnych działań np. zmienić ich stan, właściciela, priorytet, dodać do nich notatki.

19.

Wysyłka do grup kontaktów

Możesz w szybki sposób dodać grupę odbiorców do wiadomości e-mail. Wystarczy wyszukać osoby wpisując ich wspólną cechę np. nazwa grupy, nazwa firmy, nazwa miejscowości itd.

Przykłady zastosowania
dla zarządzania zgłoszeniami

Reklamacja od klienta
Oznaczasz jako „pilne”, przypisujesz do konkretnej osoby, dodajesz notatkę i odkładasz na jutro, jeśli brakuje danych. Masz wszystko pod kontrolą.

Prośba o ofertę
Zgłoszenie od nowego klienta trafia do handlowca z ustawionym priorytetem. Jeśli nie odpowie do końca dnia, system przypomni.

Zadanie wewnętrzne
Zlecenie od działu IT do marketingu. Przypisane, skomentowane, do wglądu przez szefa. Nikt się nie zgubi, nic nie wypadnie.

Co zyskujesz?

Jasność: każde zgłoszenie ma status, właściciela i termin
Kontrolę: wiesz, co się dzieje, kto działa i kiedy będzie gotowe
Spokój: nie musisz wszystkiego pamiętać — system pilnuje za Ciebie
Przewidywalność: możesz planować pracę, zamiast ją tylko gasić
Profesjonalizm: klient dostaje odpowiedź na czas, a Ty masz porządek

Często zadawane pytania na temat zarządzania zgłoszeniami

bezpłatna konsultacja

Zamień skrzynkę w realne zarządzanie sprawami

Nie musisz szukać spraw po folderach ani zgadywać, co się dzieje. Zarządzanie zgłoszeniami w ProFlow daje Ci wszystko w jednym miejscu – przejrzyście, logicznie i na spokojnie.