Funkcje ProFlow

01.

Zarządzanie zgłoszeniami

Nadawaj stany i priorytety, zmieniaj właściciela, obserwuj, odkładaj na później. I wiele innych.

02.

Zarządzanie kontaktami

Zarządzaj kompleksowymi danymi kontrahentów. Szybko wyszukuj informacje o osobach i firmach.

03.

Automatyzacja
i procesy

Automatyzuj powtarzalne czynności, by odciążyć pamięć i uwalniać czas.

04.

Pozostałe funkcje systemu

Przechowuj ważne informacje, korzystaj z raportowania, planuj z kalendarzem.

Zarządzanie zgłoszeniami

01.

Numer zgłoszenia

Każde zgłoszenie ma nadany numer w systemie. 

Dzięki temu łatwo i jednoznacznie identyfikujesz sprawę np. w przypadku telefonu od klienta.

02.

Stan zgłoszenia​

Każde zgłoszenie ma określony stan jak np. otwarte, odłożone, zamknięte. 

Dzięki temu szybko rozpoznajesz zgłoszenia wymagające uwagi.

03.

Właściciel zgłoszenia

Właściciel to użytkownik mający zająć się danym zgłoszeniem. Zmiana właściciela pozwala na szybkie przekazywanie zgłoszenia
w zespole. 

04.

Działy zgłoszeń

Miejsca w systemie przeznaczone dla zgłoszeń określonego typu lub na określonym etapie realizacji. 

05.

Priorytet zgłoszenia​

Priorytety porządkują pracę naszą i innych. Zgłoszenie z nadanym priorytetem to jasny komunikat, jak pilna jest sprawa.

06.

Funkcja Odłóż

Nie masz obecnie prac w zgłoszeniu, ale chcesz do niego wrócić za jakiś czas? 

Możesz odłożyć zgłoszenie do ustalonej daty i godziny.

07.

Obserwowanie zgłoszenia​

Zgłoszenie, które chcesz śledzić, może być dostępne w widoku zgłoszeń obserwowanych. Masz też szybki wgląd, czy w danym zgłoszeniu pojawiła się nowa wiadomość.

08.

Dzielenie zgłoszenia

Jeśli w zgłoszeniu pojawi się mail, który nie pasuje do tematu zgłoszenia, możemy wydzielić drugie zgłoszenie i w nim prowadzić dalszą korespondencję. 

09.

Scalanie zgłoszeń​

Gdy klient zamiast odpowiedzieć w korespondencji, wysyła nowego maila, w systemie tworzy się nowe zgłoszenie. Można połączyć te zgłoszenia w jedno za pomocą funkcji Scal.

10.

Łączenie zgłoszeń

Jest przydatne, gdy obsługujemy osobne zgłoszenia, lecz powiązane ze sobą. Możemy jednym kliknięciem przełączać się między jednym zgłoszeniem a drugim.

11.

Notatki w zgłoszeniu

W zgłoszeniu można dodawać notatki np. gdy chcesz odnotować informacje po rozmowie telefonicznej lub gdy przekazujesz informacje innemu członkowi zespołu.

12.

Szablony wiadomości​

Funkcja bardzo przydatna, gdy zdarza Ci się często wysyłać wiadomości o takiej samej lub podobnej treści np. ogólną ofertę do klienta.

13.

Szkice wiadomości​

Twórz wersje robocze wiadomości i notatek. Wracaj do pracy nad zgłoszeniem w dogodnym momencie. 

14.

Zadania w zgłoszeniu

Oznaczaj ważne wiadomości w zgłoszeniu, jeśli są z nimi związane jakieś działania. 

W przypadku dłuższej korespondencji, łatwo odnajdziesz wiadomość, do której potrzebujesz wrócić.

15.

Historia zgłoszenia

To szczegółowy dziennik zmian w zgłoszeniu. Dzięki niemu można szybko sprawdzić działania wykonywane w danym zgłoszeniu.

16.

Wyszukiwarka zgłoszeń

Szybko wyszukuj zgłoszenia np. po dowolnym ciągu znaków lub według parametrów zgłoszeń jak stan, właściciel, dział, data.

17.

Szablony wyszukiwania

Często wyszukujesz zgłoszenia w podobny sposób? 

Możesz zapisać sposoby szukania
w postaci tzw. szablonów i wywoływać je, by przyśpieszyć wyszukiwanie.

18.

Działania zbiorcze

Po wyszukaniu zgłoszeń, możesz wykonać na nich szereg wspólnych działań np. zmienić ich stan, właściciela, priorytet, dodać do nich notatki.

19.

Wysyłka do grup kontaktów

Możesz w szybki sposób dodać grupę odbiorców do wiadomości e-mail. Wystarczy wyszukać osoby wpisując ich wspólną cechę np. nazwa grupy, nazwa firmy, nazwa miejscowości itd.

Zarządzanie kontaktami

19.

Baza osób i firm​

Przechowuj dane kontrahentów w jednym miejscu. Powiąż osoby z firmami, które reprezentują. Dzięki temu nowe zgłoszenia od osób, które są w bazie, są do nich automatycznie przypisywane. Dane kontrahenta są wyświetlane w widoku zgłoszenia.

20.

Dodawanie nowych osób ze zgłoszenia

Wpłynęło nowe zgłoszenie od osoby, której nie ma w bazie? 

Dodaj nowy kontakt pozostając w widoku zgłoszenia, bez przechodzenia do innej części systemu.

21.

Dodatkowe pola

Twoja branża jest specyficzna i potrzebujesz przechowywać dodatkowe informacje o kontrahencie? 

Na karcie osoby lub firmy można uwzględnić dodatkowe pola tekstowe, listy rozwijane, listy wielokrotnego wyboru oraz check-boxy.

22.

Centrum informacji

Po wyszukaniu osoby lub firmy, na jednym ekranie zobaczysz ich dane oraz listę wszystkich zgłoszeń. 

Dzięki temu możesz szybko sprawdzić historię kontaktów z kontrahentem, dane teleadresowe i powiązania osób z firmami.

Automatyzacja i procesy

23.

Tworzenie procesów​

W przypadku złożonych, lecz powtarzalnych typów spraw, system poprowadzi „za rękę” przez kolejne etapy realizacji. 

System będzie przydzielał zgłoszenie do odpowiednich osób oraz wymagał od nich wykonania określonych akcji.

24.

Pola dynamiczne

Jeśli w Twojej branży występuje specyficzne nazewnictwo, jest możliwość utworzenia takich pól branżowych. Ułatwiają one prowadzenie zgłoszeń w systemie.

25.

Automatyczne reguły

System może wykonać określone działania przy wystąpieniu pewnych okoliczności.

Jeśli np. pewne zgłoszenia powinny zawsze trafiać do danego użytkownika, nie musisz przypisywać ich ręcznie – system zrobi to za Ciebie.

Jeśli szczególnie ważny klient napisze do nas, system może automatycznie nadać zgłoszeniu wysoki priorytet.

26.

Automatyczne powiadomienia

W przypadku ważnych zdarzeń, system może wysłać powiadomienie e-mail lub sms do wybranych użytkowników lub kontrahenta. 

Np. kiedy użytkownik jest poza ProFlow, może otrzymać powiadomienie sms, że otrzymał nowe zgłoszenie. 

Klient z kolei może otrzymać powiadomienie
o statusie załatwiania jego sprawy.

27.

Autorespondery

System umożliwia wysyłanie automatycznych wiadomości.

Np. automatycznie powiadomi kontrahenta, że jego zgłoszenie trafiło do systemu lub że trwają nad nim obecnie prace. 

Kontrahent ma pewność, że jego wiadomość dotarła oraz zna numer zgłoszenia, na który może się powoływać np. w rozmowie telefonicznej.

28.

Szybkie akcje

To funkcja projektowana indywidualnie, by przyśpieszyć powtarzalne czynności w zgłoszeniach. W zależności od potrzeb można za pomocą dwóch kliknięć np. odłożyć zgłoszenie na 12 dni, zmienić właściciela i automatycznie dodać notatkę.

Pozostałe funkcje

29.

Kalendarz

Planuj czas swój lub innych członków zespołu, dodając wydarzenia do kalendarza. Wydarzenie może być powiązane ze zgłoszeniem, dzięki czemu szybko sprawdzisz szczegóły. 

30.

Baza wiedzy

Gromadź i udostępniaj różnego rodzaju informacje jak instrukcje, standardy postępowania, dokumenty. Wykorzystuj je wewnętrznie lub udostępniaj klientom.

31.

Raporty

Tworzenie różnorodnych raportów dotyczących zgłoszeń. Raporty mogą być eksportowane w  formatach pdf, csv, xlsx

32.

Raporty czasu

Wykrywaj czasochłonnych klientów lub czasochłonne czynności. 

Skorzystaj z przekrojowych raportów czasu poświęcanego na poszczególnych kontrahentów lub na różne rodzaje zgłoszeń. 

33.

System uprawnień

Dostęp poszczególnych użytkowników do informacji można dostosować w zależności od pełnionej w organizacji funkcji. W wyniku tego każdy użytkownik może mieć dostęp do tego, co potrzebuje, ale nie większy.

34.

Dostępność na urządzeniu mobilnym

Dzięki logowaniu przez przeglądarkę internetową oraz responsywności systemu, pracuj na zgłoszeniach, gdy jesteś poza firmą czy nie posiadasz dostępu do swojego komputera.