Czym jest system ticketowy?

Porządkuje maile od klientów w sprawy, które da się śledzić od pierwszego pytania do zamknięcia.

Co to jest system ticketowy?

System ticketowy to narzędzie, które pozwala małym i średnim firmom ogarnąć codzienną komunikację mailową. Zamiast kolejnych nieprzeczytanych wiadomości w Outlooku czy Gmailu, masz listę zgłoszeń, które można śledzić od początku do końca. Każde zgłoszenie to sprawa, przypisana do konkretnej osoby i z wyraźnym statusem.

W praktyce nikt nie odpisuje drugi raz na to samo pytanie, bo widać, że koleżanka już to wzięła.

system ticketowy OTRS

System ticketowy a program pocztowy

Na początku zwykły program pocztowy wystarcza.

Program pocztowy (np. Outlook, Gmail) dobrze sprawdza się, gdy obsługuje się kilka maili dziennie. W momencie, gdy do skrzynki trafiają dziesiątki czy setki wiadomości, zaczynają się problemy: wiadomości giną, trudno ustalić kto i kiedy ma odpisać, a część spraw jest dublowana.

System ticketowy zamienia każdą wiadomość w zgłoszenie z numerem, statusem i osobą odpowiedzialną. Widać, na jakim etapie jest sprawa, a cały zespół ma dostęp do pełnej historii kontaktu z klientem. Można też ustawić priorytety i terminy realizacji.

Program pocztowy pozwala czytać i wysyłać maile. System ticketowy pilnuje, żeby ktoś na nie odpowiedział.

Jak działa system ticketowy w praktyce?

korzyści proflow

Klient pisze w czwartek po południu. W poczcie to kolejna wiadomość na liście. W systemie ticketowym staje się zgłoszeniem, czyli sprawą z numerem.

Każdy ticket ma swój numer, status i osobę odpowiedzialną. Można dodać priorytet, termin realizacji i wszystkie potrzebne notatki. Jeśli sprawa wymaga zaangażowania kilku osób, cały zespół widzi historię komunikacji i dokładnie wie, na jakim etapie jest zgłoszenie.

Dzięki temu:

  • żadna wiadomość nie ginie,
  • widać, kto zajmuje się sprawą i do kiedy ma ją zakończyć,
  • łatwo odróżnić sprawy pilne od tych, które mogą poczekać,
  • cała korespondencja i pliki są podpięte do jednego wątku.

System ticketowy pozwala też automatyzować powtarzalne czynności, np. przypisywanie zgłoszeń do działów czy wysyłanie potwierdzeń do klientów.

Umów prezentację

Dlaczego warto korzystać z systemu ticketowego?

Wiadomości od klientów wpadają do kilku skrzynek naraz, firmowej, prywatnej służbowej i tej od formularza. System ticketowy zamienia każdy e-mail w sprawę, którą można śledzić i doprowadzić do końca. Najważniejsze korzyści:

  • Porządek w komunikacji. Wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca.
  • Jasna odpowiedzialność. Każda sprawa ma przypisaną osobę, termin i status.
  • Lepsza organizacja pracy zespołu. Widać obciążenie pracowników i łatwiej delegować zadania.
  • Automatyzacja. Powtarzalne czynności, takie jak przypisania czy szablony odpowiedzi, robi system.
  • Szybsza obsługa klienta. Zespół reaguje sprawniej, a klienci czują się zaopiekowani.
  • Pełen kontekst. Historia rozmowy, załączniki i notatki wiszą przy sprawie, więc nikt nie szuka ich po mailach.
Umów prezentację

Jakie są przykładowe rodzaje zgłoszeń w ProFlow?

System ticketowy ProFlow porządkuje codzienną komunikację i pozwala obsługiwać różne typy spraw w jednym miejscu. Dzięki temu każdy rodzaj zgłoszenia trafia do odpowiedniej osoby i ma jasno określony status.

Sprawy z klientami

  • zapytanie o ofertę,
  • kontakt po zakupie z prośbą o pomoc,
  • zgłoszenie reklamacyjne,
  • pytania o produkt lub usługę,
  • ustalenia dotyczące zamówień i faktur.

Sprawy wewnątrz firmy

  • zlecenie aktualizacji treści od działu IT do marketingu,
  • zadanie związane z wyborem i zakupem nowego wyposażenia,
  • zapytanie do szefa w sprawie podjęcia ważnej decyzji,
  • zgłoszenia techniczne od pracowników,
  • wewnętrzne ustalenia projektowe między działami.

Sprawy z dostawcami

  • zlecenie wykonania usługi do podwykonawcy,
  • zapytanie o ofertę do dostawcy,
  • zgłoszenie konieczności wykonania poprawek,
  • potwierdzenie lub zmiana warunków współpracy,
  • rozliczenia i kwestie serwisowe z podwykonawcami.

 

Każdy z tych tematów dostaje numer, właściciela i termin. Reszta to już tylko robota.

Funkcje ProFlow

System ticketowy ProFlow to proste, ale kompletne narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, komunikacją i zadaniami zespołu, bez modułów, których i tak nikt nie otwiera.

01.

Zarządzanie zgłoszeniami

Nadawaj stany i priorytety, zmieniaj odpowiedzialnego, obserwuj, odkładaj na później. I wiele innych.

Sprawdź funkcje
02.

Zarządzanie kontaktami

Zarządzaj kompleksowymi danymi kontrahentów. Szybko wyszukuj informacje o osobach i firmach.

Sprawdź funkcje
03.

Automatyzacja
i procesy

Automatyzuj powtarzalne czynności, by odciążyć pamięć i uwalniać czas.

Sprawdź funkcje
04.

Pozostałe funkcje systemu

Przechowuj ważne informacje, korzystaj z raportowania, planuj z kalendarzem.

Sprawdź funkcje
FAQ

FAQ, najczęściej zadawane pytania o system ticketowy

 To narzędzie, które zamienia wiadomości od klientów w uporządkowane zgłoszenia. Każdy ticket ma numer, status i osobę odpowiedzialną, dzięki czemu żaden temat nie zostaje bez opieki.

W obsłudze klientów tak. Skrzynka firmowa zostaje, bo to na nią przychodzą wiadomości, tyle że podpinasz ją pod ProFlow i czytasz je już tam. Outlook czy Thunderbird przestają być do czegokolwiek potrzebne.

Firmy usługowe, zespoły IT, działy handlowe czy serwisy techniczne, wszędzie tam, gdzie codziennie spływa wiele wiadomości od klientów i trzeba mieć nad nimi kontrolę.

Porządkuje komunikację mailową, eliminuje chaos w skrzynkach, przypisuje odpowiedzialność i automatyzuje powtarzalne działania. Dzięki temu zespół oszczędza czas, a klienci dostają szybsze i bardziej spójne odpowiedzi.

Nie. Wdrożeniem zajmują się nasi specjaliści, którzy dostosowują system ticketowy do potrzeb Twojej firmy. Pracownikom wystarczy krótkie szkolenie z obsługi, żeby mogli od razu korzystać z ProFlow w codziennej pracy.

Tak. ProFlow jest dostępny przez przeglądarkę także na telefonach i tabletach, więc można korzystać z systemu w terenie. Nie wymaga instalowania dodatkowej aplikacji.

Tak. Dane zostają w Polsce, bo system stoi na serwerach Niebieski.net, czyli naszej drugiej marki. Nie pośredniczymy między tobą a obcym dostawcą hostingu, tylko odpowiadamy za obie warstwy naraz.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Masz pytania o ProFlow? Napisz albo zadzwoń, powiemy, czy to się u ciebie sprawdzi, także wtedy gdy odpowiedź brzmi „nie”.

sprawdź, czy to się u ciebie sprawdzi