Mniej klikania, więcej działania
Automatyzacja i procesy
Automatyzuj powtarzalne czynności, by odciążyć pamięć i uwalniać czas.
Znasz to?
- Codziennie ręcznie przypisujesz podobne zgłoszenia.
- Co tydzień ktoś zapomina o tym samym zadaniu.
- Piszesz identyczne maile kilka razy dziennie.
- Zgłoszenia czekają w skrzynce, bo trzeba je najpierw „posortować”.
Ręczna obsługa procesów zabiera czas i generuje stres. Automatyzacja procesów w ProFlow pozwala odzyskać godziny pracy i spokój w codziennych zadaniach.
Jak to działa w ProFlow?
ProFlow pozwala tworzyć proste, ale skuteczne automatyzacje, które działają bez Twojego udziału:
1.
Tworzenie procesów
W przypadku złożonych, lecz powtarzalnych typów spraw, system poprowadzi „za rękę” przez kolejne etapy realizacji.
System będzie przydzielał zgłoszenie do odpowiednich osób oraz wymagał od nich wykonania określonych akcji.
2.
Pola dynamiczne
Jeśli w Twojej branży występuje specyficzne nazewnictwo, jest możliwość utworzenia takich pól branżowych. Ułatwiają one prowadzenie zgłoszeń w systemie.
3.
Automatyczne reguły
System może wykonać określone działania przy wystąpieniu pewnych okoliczności.
Jeśli np. pewne zgłoszenia powinny zawsze trafiać do danego użytkownika, nie musisz przypisywać ich ręcznie – system zrobi to za Ciebie.
Jeśli szczególnie ważny klient napisze do nas, system może automatycznie nadać zgłoszeniu wysoki priorytet.
4.
Automatyczne powiadomienia
W przypadku ważnych zdarzeń, system może wysłać powiadomienie e-mail lub sms do wybranych użytkowników lub kontrahenta.
Np. kiedy użytkownik jest poza ProFlow, może otrzymać powiadomienie sms, że otrzymał nowe zgłoszenie.
Klient z kolei może otrzymać powiadomienie
o statusie załatwiania jego sprawy.
5.
Autorespondery
System umożliwia wysyłanie automatycznych wiadomości.
Np. automatycznie powiadomi kontrahenta, że jego zgłoszenie trafiło do systemu lub że trwają nad nim obecnie prace.
Kontrahent ma pewność, że jego wiadomość dotarła oraz zna numer zgłoszenia, na który może się powoływać np. w rozmowie telefonicznej.
6.
Szybkie akcje
To funkcja projektowana indywidualnie, by przyśpieszyć powtarzalne czynności w zgłoszeniach. W zależności od potrzeb można za pomocą dwóch kliknięć np. odłożyć zgłoszenie na 12 dni, zmienić właściciela i automatycznie dodać notatkę.
Przykłady zastosowania
automatyzacji i procesów
Automatyczne przekierowanie
Mail z adresem „oferty@” trafia automatycznie do działu handlowego, bez udziału człowieka.
Szablony odpowiedzi
Zamiast pisać po raz dziesiąty to samo – dwa kliknięcia i gotowe, z możliwością edycji.
Przypomnienie przed terminem
System sam przypomina odpowiedzialnemu za zgłoszenie, że termin mija jutro.
Obsługa cyklicznych spraw
Zlecenia serwisowe, raporty, przypomnienia dla klientów – wszystko dzieje się automatycznie.
Co zyskujesz?
- Oszczędność czasu i uwagi zespołu
- Mniej błędów dzięki automatycznym regułom
- Szybsza i bardziej przewidywalna obsługa
- Powtarzalność i standaryzacja działań
- Więcej przestrzeni na realną pracę, nie ogarnianie
Często zadawane pytania na temat automatyzacji i procesów
Czy mogę zaplanować cykliczne sprawy?
Tak, możesz ustawić, by konkretne zgłoszenia tworzyły się automatycznie w określonych odstępach czasu.
Czy mogę automatyzować przypisania według tematu lub działu?
Tak, reguły mogą działać na podstawie nadawcy, słów kluczowych, tematów, skrzynek i innych kryteriów.
bezpłatna konsultacja
Zautomatyzuj codzienność. Odetchnij.
Ręczne powtarzanie tych samych czynności? Już nie. Automatyzacja procesów w ProFlow zrobi to za Ciebie, a Ty zyskasz czas na to, co naprawdę ważne.