Czym jest system ticketowy ProFlow?
Dowiedz się, czym jest system ticketowy i jak ProFlow pomaga małym firmom uporządkować obsługę klientów przez e-mail
Co to jest system ticketowy?
System ticketowy to narzędzie, które pozwala małym i średnim firmom ogarnąć codzienną komunikację mailową. Zamiast kolejnych nieprzeczytanych wiadomości w Outlooku czy Gmailu, masz listę zgłoszeń, które można śledzić od początku do końca. Każde zgłoszenie to sprawa – przypisana do konkretnej osoby i z wyraźnym statusem.
W praktyce oznacza to mniej chaosu, brak dublowania odpowiedzi i większą przejrzystość pracy zespołu. Tam, gdzie program pocztowy jedynie pokazuje maile, system ticketowy pilnuje, żeby każda sprawa została zamknięta.
System ticketowy, helpdesk i CRM – najważniejsze różnice
Na pierwszy rzut oka system ticketowy, helpdesk i CRM mogą wydawać się podobne, bo wszystkie wspierają obsługę klienta. W praktyce ich zastosowanie i sposób pracy zespołu różnią się znacząco.
System ticketowy
Jego zadaniem jest uporządkowanie zgłoszeń i zapewnienie, że żadna sprawa nie zginie. Kluczowe są: nadawanie numerów ID, przypisywanie właścicieli i statusów oraz śledzenie całej historii korespondencji. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie komunikacja z klientami odbywa się głównie mailowo i potrzeba prostego, ale skutecznego narzędzia do kontroli spraw.
Helpdesk
To szersza kategoria, w której system ticketowy jest często jednym z modułów. Klasyczne helpdeski są rozbudowane: obsługują nie tylko e-maile, ale też czat, telefon czy media społecznościowe. Dobrze nadają się do działów wsparcia technicznego, call center czy IT, ale dla mniejszych firm bywają zbyt ciężkie i skomplikowane.
CRM
Customer Relationship Management powstał przede wszystkim do zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami. Obejmuje lejki sprzedażowe, prognozy i raporty, a moduł obsługi zgłoszeń jest jedynie dodatkiem. Dla zespołów, które muszą na co dzień ogarniać dziesiątki e-maili od klientów, CRM okazuje się często zbyt rozbudowany i nieporęczny.
Podsumowując: jeśli Twoim głównym problemem jest chaos w skrzynkach i brak kontroli nad zgłoszeniami, to system ticketowy jest rozwiązaniem w sam raz. Helpdesk sprawdzi się, gdy potrzebujesz wielokanałowej obsługi klienta, a CRM – gdy priorytetem jest sprzedaż i marketing.
System ticketowy a program pocztowy
Na początku zwykły program pocztowy wystarcza. Ale gdy liczba wiadomości rośnie, zaczynają się typowe problemy: wiadomości giną, kilku pracowników odpisuje na to samo, a część spraw nigdy nie doczekuje się rozwiązania.
Program pocztowy (np. Outlook, Gmail) dobrze sprawdza się, gdy obsługuje się kilka maili dziennie. W momencie, gdy do skrzynki trafiają dziesiątki czy setki wiadomości, zaczynają się problemy: wiadomości giną, trudno ustalić kto i kiedy ma odpisać, a część spraw jest dublowana.
System ticketowy zamienia każdą wiadomość w zgłoszenie z numerem, statusem i osobą odpowiedzialną. Dzięki temu żadna sprawa nie ginie wśród innych, łatwo śledzić jej postęp, a cały zespół ma dostęp do pełnej historii kontaktu z klientem. Można też ustawić priorytety i terminy realizacji, co pozwala lepiej kontrolować obsługę i szybciej doprowadzać sprawy do końca.
Mówiąc prościej: program pocztowy pozwala czytać i wysyłać maile, a system ticketowy sprawia, że żaden z nich nie zostaje bez opieki. To różnica między zwykłą skrzynką a uporządkowanym procesem obsługi klienta.
Jak działa system ticketowy w praktyce?
Wyobraź sobie, że na skrzynkę firmową wpada wiadomość od klienta. W zwykłej poczcie to tylko kolejny e-mail, łatwo więc go przeoczyć albo zdublować odpowiedź. W systemie ticketowym ta wiadomość automatycznie zamienia się w zgłoszenie, czyli ticket.
Każdy ticket ma swój numer, status i osobę odpowiedzialną. Można dodać priorytet, termin realizacji i wszystkie potrzebne notatki. Jeśli sprawa wymaga zaangażowania kilku osób, cały zespół widzi historię komunikacji i dokładnie wie, na jakim etapie jest zgłoszenie.
Dzięki temu:
- żadna wiadomość nie ginie,
- widać, kto zajmuje się sprawą i do kiedy ma ją zakończyć,
- łatwo odróżnić sprawy pilne od tych, które mogą poczekać,
- cała korespondencja i pliki są podpięte do jednego wątku.
System ticketowy pozwala też automatyzować powtarzalne czynności, np. przypisywanie zgłoszeń do działów czy wysyłanie potwierdzeń do klientów. W efekcie zespół pracuje szybciej, a obsługa klienta jest spójna i przewidywalna.
Dlaczego warto korzystać z systemu ticketowego?
Codzienna obsługa klientów często sprowadza się do setek wiadomości, które lądują w różnych skrzynkach. Łatwo wtedy o chaos, dublowanie pracy i opóźnienia. System ticketowy rozwiązuje te problemy w prosty sposób – zamienia każdy e-mail w sprawę, którą można śledzić i doprowadzić do końca. Najważniejsze korzyści:
- Porządek w komunikacji – wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego miejsca, więc nic nie ginie.
- Jasna odpowiedzialność – każda sprawa ma przypisaną osobę, termin i status.
- Lepsza organizacja pracy zespołu – widać obciążenie pracowników i łatwiej delegować zadania.
- Automatyzacja – powtarzalne czynności, takie jak przypisania czy szablony odpowiedzi, robi system.
- Szybsza obsługa klienta – zespół reaguje sprawniej, a klienci czują się zaopiekowani.
- Pełen kontekst – historia korespondencji, załączniki i notatki zawsze są pod ręką.
Dzięki temu system ticketowy nie tylko porządkuje maile, ale realnie wpływa na jakość obsługi i wydajność całej firmy. To narzędzie, które pozwala zamienić gaszenie pożarów w spokojną, dobrze zorganizowaną pracę.
Jakie są przykładowe rodzaje zgłoszeń w ProFlow?
System ticketowy ProFlow porządkuje codzienną komunikację i pozwala obsługiwać różne typy spraw w jednym miejscu. Dzięki temu każdy rodzaj zgłoszenia trafia do odpowiedniej osoby i ma jasno określony status.
Sprawy z klientami
- zapytanie o ofertę,
- kontakt po zakupie z prośbą o pomoc,
- zgłoszenie reklamacyjne,
- pytania o produkt lub usługę,
- ustalenia dotyczące zamówień i faktur.
Sprawy wewnątrz firmy
- zlecenie aktualizacji treści od działu IT do marketingu,
- zadanie związane z wyborem i zakupem nowego wyposażenia,
- zapytanie do szefa w sprawie podjęcia ważnej decyzji,
- zgłoszenia techniczne od pracowników,
- wewnętrzne ustalenia projektowe między działami.
Sprawy z dostawcami
- zlecenie wykonania usługi do podwykonawcy,
- zapytanie o ofertę do dostawcy,
- zgłoszenie konieczności wykonania poprawek,
- potwierdzenie lub zmiana warunków współpracy,
- rozliczenia i kwestie serwisowe z podwykonawcami.
Każdy z tych tematów staje się w systemie ticketowym przejrzystym zgłoszeniem – z numerem, właścicielem, priorytetem i pełną historią komunikacji. Dzięki temu w ProFlow nic nie ginie, a obsługa wszystkich spraw jest uporządkowana i łatwa do kontrolowania.
Funkcje ProFlow
System ticketowy ProFlow to proste, ale kompletne narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, komunikacją i zadaniami zespołu – bez zbędnego balastu, za to z konkretami, które zdecydowanie ułatwiają życie.
01.
Zarządzanie zgłoszeniami
Nadawaj stany i priorytety, zmieniaj odpowiedzialnego, obserwuj, odkładaj na później. I wiele innych.
02.
Zarządzanie kontaktami
Zarządzaj kompleksowymi danymi kontrahentów. Szybko wyszukuj informacje o osobach i firmach.
03.
Automatyzacja
i procesy
Automatyzuj powtarzalne czynności, by odciążyć pamięć i uwalniać czas.
04.
Pozostałe funkcje systemu
Przechowuj ważne informacje, korzystaj z raportowania, planuj z kalendarzem.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o system ticketowy
Czym jest system ticketowy?
To narzędzie, które zamienia wiadomości od klientów w uporządkowane zgłoszenia. Każdy ticket ma numer, status i osobę odpowiedzialną, dzięki czemu żaden temat nie zostaje bez opieki.
Czy system ticketowy zastępuje program pocztowy?
Tak. Mając system ticketowy, nie ma potrzeby korzystania z programów takich jak Outlook czy Thunderbird. Sama skrzynka pocztowa pozostaje potrzebna, ale cała obsługa wiadomości odbywa się już w systemie.
Kto najczęściej korzysta z systemu ticketowego?
Firmy usługowe, zespoły IT, działy handlowe czy serwisy techniczne — wszędzie tam, gdzie codziennie spływa wiele wiadomości od klientów i trzeba mieć nad nimi kontrolę.
Jakie problemy rozwiązuje system ticketowy?
Porządkuje komunikację mailową, eliminuje chaos w skrzynkach, przypisuje odpowiedzialność i automatyzuje powtarzalne działania. Dzięki temu zespół oszczędza czas, a klienci dostają szybsze i bardziej spójne odpowiedzi.
Czy system ticketowy jest trudny we wdrożeniu?
Nie. Wdrożeniem zajmują się nasi specjaliści, którzy dostosowują system ticketowy do potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu już na starcie działa on zgodnie z procesami zespołu. Pracownikom wystarczy krótkie szkolenie z obsługi, żeby mogli od razu korzystać z ProFlow w codziennej pracy.
Czy system ticketowy działa na urządzeniach mobilnych?
Tak. ProFlow jest dostępny przez przeglądarkę także na telefonach i tabletach, więc można korzystać z systemu w terenie. Nie wymaga instalowania dodatkowej aplikacji.
Czy system ticketowy jest bezpieczny?
Tak. Wszystkie dane są przechowywane na zabezpieczonych serwerach, a ProFlow zapewnia kopie zapasowe i stały rozwój systemu pod kątem bezpieczeństwa.
bezpłatna konsultacja
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Masz pytania o system ticketowy ProFlow? Napisz lub zadzwoń – nasi specjaliści chętnie podzielą się niezobowiązującą informacją