OTRS – sprawdzone rozwiązanie

OTRS (Open Ticket Request System) – system ticketowy, który od lat porządkuje obsługę zgłoszeń w działach IT, helpdeskach i obsłudze klienta.

ProFlow to polska, praktyczna wersja OTRS, wdrożona tak, aby działała od razu w realiach małych i średnich firm. Zamiast surowego open source dostajesz gotowy system, dostosowany do Twoich procesów i ze wsparciem naszego zespołu.

Umów prezentację

Czym jest OTRS?

OTRS (Open Ticket Request System) to jeden z najbardziej rozpoznawalnych systemów do obsługi zgłoszeń, wykorzystywany przez firmy i instytucje na całym świecie. Powstał jako narzędzie open-source, którego głównym zadaniem było uporządkowanie komunikacji mailowej i nadanie jej struktury: każde zgłoszenie ma numer, właściciela, historię i status. Dzięki temu zespoły mogą pracować w bardziej przewidywalny sposób, bez dublowania odpowiedzi i bez gubienia spraw w skrzynkach. OTRS przez lata zdobył opinię stabilnego, sprawdzonego rozwiązania, które dobrze radzi sobie wszędzie tam, gdzie przepływa duża liczba wiadomości i potrzebny jest jasny porządek.

Ważnym elementem OTRS jest jego elastyczność. System można konfigurować na wiele sposobów i rozbudowywać o dodatkowe moduły. W większych organizacjach to ogromna zaleta – daje szerokie możliwości kształtowania procesów i uprawnień. W mniejszych firmach duża liczba funkcji może początkowo przytłaczać, ale dobrze przygotowana konfiguracja pozwala ukryć zbędne elementy i zostawić tylko to, co faktycznie pomaga w codziennej pracy. Dzięki temu nawet mały zespół może korzystać z OTRS w bardzo przejrzysty, prosty sposób.

ProFlow (OTRS) jest dostosowana do realiów lokalnych firm, ich tempa pracy i potrzeb związanych z jasną komunikacją.

Dlaczego właśnie OTRS ProFlow?

system ticketowy OTRS

Nie musisz zatrudniać administratora OTRS ani znać się na konfiguracji. Analizujemy, jak pracuje Twój zespół, i ustawiamy system tak, żeby od pierwszego dnia porządkował Twoją komunikację.

Nie zostawiamy Cię z dokumentacją techniczną. Szkolimy pracowników, pokazujemy trzy proste działania: działaj / odłóż / zmień właściciela. Dzięki temu nawet osoby, które nigdy nie korzystały z podobnych systemów, czują się pewnie.

Dane Twojej firmy są chronione – dbamy o kopie zapasowe, bezpieczeństwo korespondencji i sprawne aktualizacje. Nie ryzykujesz, że system przestanie działać po aktualizacji open source.

Masz pytanie albo problem? Zamiast pisać na zagraniczne fora, dzwonisz lub piszesz do nas. Rozmawiamy po polsku, znamy realia Twojej firmy i reagujemy szybko.

Klasyczny OTRS ma ogromne możliwości, ale też wiele zbędnych funkcji. W ProFlow zostawiliśmy to, co faktycznie działa w małych i średnich firmach: porządek w skrzynce, przypisanie właściciela, priorytety, notatki i automatyczne podpinanie korespondencji.

Jak działa ProFlow? (OTRS w praktyce)

Każdy e-mail od klienta zamienia się w zgłoszenie z numerem, statusem i osobą odpowiedzialną. Zgłoszenie możesz:

Działać
od razu się nim zająć

Odłożyć
wrócić w odpowiednim momencie

Zmienić właściciela
przekazać sprawę innej osobie

Wszystko w jednym miejscu. Zespół widzi historię kontaktu, priorytety i terminy. A Ty masz pewność, że nic nie ginie.

Korzyści biznesowe z ProFlow (OTRS)

Wdrożenie OTRS  ProFlow to nie tylko uporządkowanie e-maili. To realne zmiany w codziennej pracy firmy:

  • Mniej stresu i chaosu
    Każdy e-mail zamienia się w zgłoszenie z przypisanym właścicielem, więc nie musisz sprawdzać pięć razy, kto zajmuje się sprawą. Masz spokojną głowę.
  • Szybsze odpowiedzi dla klientów
    Widzisz priorytety, terminy i historię kontaktu. Dzięki temu klienci otrzymują szybką, spójną i profesjonalną obsługę.
  • Lepsza jakość obsługi
    Koniec z sytuacją, w której klient dzwoni, a nikt nie wie, na jakim etapie jest jego sprawa. Wszystko jest w jednym systemie, dostępne dla zespołu.
  • Więcej czasu na rozwój firmy
    Zamiast gasić pożary, możesz planować i realizować nowe projekty. Obsługa bieżących zadań przestaje zabierać całej uwagi.
  • Łatwiejsze delegowanie i kontrola
    Jako szef widzisz, kto nad czym pracuje i czy sprawy posuwają się do przodu. Zespół pracuje samodzielnie, a Ty masz jasny obraz sytuacji.
  • Pełna historia sprawy w jednym miejscu
    Każda wiadomość, notatka i załącznik są przypięte do zgłoszenia. Nie musisz szukać w folderach, dopytywać pracowników ani przeszukiwać Excela. Wszystko masz pod ręką, kiedy tylko tego potrzebujesz.

Przykłady zastosowań w różnych branżach

System ticketowy OTRS ProFlow działa w wielu typach firm. Oto kilka sytuacji z życia:

Firma budowlana

Inwestor wysyła pytania dotyczące projektu, podwykonawca zgłasza zmianę terminu, a klient przesyła dokumenty. Wszystko trafia do jednego systemu. Kierownik widzi, kto jest odpowiedzialny, a Ty nie tracisz godzin na szukanie informacji w mailach.

Agencja marketingowa

Kilkunastu klientów naraz, każdy z innymi zadaniami i terminami. Dzięki ProFlow każde zgłoszenie ma właściciela i priorytet. Zespół nie dubluje pracy, a Ty masz pewność, że nic nie ginie.

Serwis techniczny

Zgłoszenia o awariach spływają o każdej porze dnia. W ProFlow każde zgłoszenie ma priorytet, historię kontaktu i przypomnienia. Dzięki temu pracownicy wiedzą, które sprawy są pilne, a klienci czują, że ich problem jest traktowany poważnie.

Dział HR i administracja

Kandydaci, umowy, wnioski urlopowe czy zgłoszenia pracowników. Wszystko w jednym miejscu, z jasnym statusem i możliwością szybkiego podglądu historii.

wyzwania w zarządzaniu kontaktami

Historia klienta – jak OTRS ProFlow uporządkował komunikację

Andrzej prowadzi firmę TALOT Profile budowlane. Jeszcze niedawno cała obsługa klientów odbywała się przez jedną skrzynkę pocztową w tradycyjnym programie. E-maile mieszały się ze sobą, odczytane spadały niżej na liście, a trudno było stwierdzić, kto zajmuje się daną sprawą. W efekcie powstawał bałagan, a część tematów pozostawała bez rozwiązania.

Po wdrożeniu ProFlow wszystko się zmieniło. Każdy pracownik ma dziś przypisane sprawy, a system jasno pokazuje, kto odpowiada za dane zgłoszenie. Pomagają w tym priorytety i oznaczenia nowych wiadomości. Dodatkowo, ProFlow został dostosowany do potrzeb firmy – pojawiły się indywidualne pola na ważne informacje, dzięki czemu wszystkie dane w danej sprawie są w jednym miejscu.

Jak podsumował właściciel:
 „Nasza poczta jest uporządkowana. Mniej spraw ginie, a ja mam pewność, że każdy wie, czym ma się zajmować.”

Proces wdrożenia krok po kroku

Wdrożenie OTRS w wersji ProFlow to proces szybki i przejrzysty. Zajmuje zwykle kilka dni i nie wymaga od Ciebie dodatkowych specjalistów IT.

FAQ

FAQ – najczęstsze pytania o OTRS

Tak, rdzeń systemu opiera się na OTRS, ale dostajesz gotową, dopracowaną wersję z naszym wdrożeniem i wsparciem.

Nie. System ustawiamy my, a Twoi pracownicy po krótkim szkoleniu radzą sobie samodzielnie.

Tak, ProFlow obsługuje wiele skrzynek i łączy całą korespondencję w jednym widoku.

Zwykle kilka dni – wystarczy analiza potrzeb i krótkie szkolenie zespołu.

Tak, możesz obsługiwać zgłoszenia także na urządzeniach mobilnych.

bezpłatna konsultacja

Gotowy, by zyskać spokój i kontrolę?

Zacznij działać mądrzej, szybciej i bez zbędnego chaosu. System ticketowy ProFlow pomoże Ci uporządkować procesy i odzyskać kontrolę nad codzienną pracą.

Umów prezentację